Enterprise Resource Planning(ERP)

Một công ty sản xuất 320 người thường có: phần mềm kế toán riêng, vài file Excel theo dõi kho, một anh mua hàng giữ sổ tay, bảng lương HR làm tay. Mỗi nơi một con số. ERP là nỗ lực gom hết về một cơ sở dữ liệu chung, để nhập hàng vào kho là kế toán thấy công nợ, sales thấy tồn kho khả dụng.

ERP là nhiều phân hệ dùng chung một cơ sở dữ liệu và một bộ quy trình, hiếm khi là một phần mềm đơn lẻ.

Gồm những phân hệ nào

Tuỳ sản phẩm, nhưng bộ khung hay gặp:

• Tài chính – kế toán — sổ cái, công nợ phải thu và phải trả, tài sản cố định, báo cáo tài chính. Mọi phân hệ khác cuối cùng đều đổ số về đây.
• Mua hàng — đề nghị mua, PO, nhận hàng, đối chiếu ba chiều PO – phiếu nhập – hoá đơn.
• Kho: nhập, xuất, chuyển kho, kiểm kê, tính giá vốn.
• Sản xuất: định mức nguyên vật liệu (BOM), lệnh sản xuất, hoạch định nhu cầu vật tư (MRP).
• Bán hàng: báo giá, đơn hàng, giao hàng, xuất hoá đơn.
• Nhân sự: hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương. Mỏng nhất bộ, và cũng là chỗ khách đòi mua riêng sớm nhất.

Ở thị trường VN, nhóm doanh nghiệp lớn hay nhắc tới SAP và Oracle; nhóm vừa và nhỏ thấy nhiều Odoo, 1C, MISA AMIS, Bravo, Fast. Một chỗ hay nhầm khi làm bảng so sánh cho khách: các nền tảng kiểu Base.vn hay Lark là công cụ quản trị công việc và nhân sự, không có sổ cái, giá vốn hay MRP — đừng xếp chung vào nhóm ERP. Chọn cái nào phụ thuộc ngành nghề, ngân sách và năng lực đội IT nội bộ nhiều hơn là bảng tính năng trên website vendor.

Cấu hình hay customize

Câu hỏi này BA phải trả lời gần như hằng tuần. Cấu hình là bật tắt tính năng, khai báo danh mục, dựng cây tài khoản, đặt luồng duyệt — nằm trong khả năng chuẩn của sản phẩm, nâng phiên bản vẫn giữ nguyên. Customize là viết thêm code, sửa màn hình, đẻ thêm bảng: vừa ý người dùng hơn hẳn, đổi lại mỗi lần vendor lên bản mới thì phần đó phải kiểm thử lại từ đầu.

Nguyên tắc mình hay dùng: quy trình nào không tạo lợi thế gì so với đối thủ thì sửa quy trình cho khớp phần mềm. Còn nếu đó đúng chỗ khách kiếm tiền — cách tính chiết khấu theo combo của một chuỗi bán lẻ chẳng hạn — thì customize, và ghi trong tài liệu là chỗ này tốn tiền ở mọi lần nâng cấp.

So sánh ERP, CRM và HRM

Nhiều bộ ERP có sẵn phân hệ CRM và HR bên trong, đủ dùng ở mức cơ bản.

Vì sao dự án ERP hay trễ

Vài lý do lặp tới mức đoán trước được:

1. Dữ liệu nền bẩn: danh mục vật tư 12 nghìn dòng, đơn vị tính lẫn lộn giữa thùng và lon, tới lúc chuyển đổi mới lòi ra.
2. Quy trình as-is mỗi phòng kể một kiểu. Chốt xong tuần sau lại đổi vì sếp phòng khác chưa biết.
3. Kỳ vọng phần mềm tự làm hết, trong khi danh sách customize phình ra sau từng buổi demo.
4. Kế toán trưởng, người có quyền phủ quyết thật sự, chỉ xuất hiện ở giai đoạn UAT.

Ví dụ thực tế

"Đóng sổ tháng của bên anh mất mười hai ngày." Kế toán trưởng một công ty phân phối thực phẩm đông lạnh nói câu đó ở buổi khảo sát đầu, giọng bình thản như đọc dự báo thời tiết. Sáu kho, 1.740 mã hàng, mỗi kho một mẫu file Excel riêng. Dự án ERP chia hai giai đoạn: kho, mua hàng, kế toán lên trước; sản xuất để sau. Sau 5 tháng, đóng sổ còn khoảng 4 ngày. Công sức của BA phần lớn rơi vào chuẩn hoá danh mục và thuyết phục thủ kho nhập phiếu trong ngày.

Danh mục vật tư là thứ mình xin ngay tuần đầu, trước cả khi đọc scope. Dự án ở trên có 12 nghìn dòng, lọc trùng xong còn hơn 9 nghìn, và riêng chỗ đó đã báo trước ba tháng chuẩn hoá dữ liệu mà không ai ghi vào kế hoạch.