Point of Sale(POS)

Đứng xếp hàng ở một cửa hàng tiện lợi lúc 18h và nhìn bạn thu ngân làm việc: quét mã, hỏi có thẻ thành viên không, bấm mã khuyến mãi, quẹt thẻ, in bill, đưa túi. Chưa tới 38 giây. Toàn bộ phần mềm đứng sau 38 giây đó là POS, và nó bị đánh giá bằng đúng một tiêu chí — có làm chậm hàng người đang chờ hay không.

POS là hệ thống chịu áp lực thời gian thực cao nhất trong nhóm phần mềm doanh nghiệp, nên mọi yêu cầu thêm một bước bấm đều phải trả giá bằng hàng đợi.

Một ca bán hàng, kể từ đầu

Thu ngân đăng nhập, khai báo số tiền mặt đang có trong két. Đó là mở ca, và con số khai lúc này sẽ bị đem ra đối chiếu vào cuối ngày.

Phần giữa là bán hàng, thứ ai cũng hình dung được: quét mã vạch, sửa số lượng, áp khuyến mãi, tích điểm thành viên, thu tiền mặt hoặc thẻ hoặc quét QR. Phần khó lại nằm ở ngoại lệ — huỷ dòng hàng, huỷ cả hoá đơn, đổi trả, bán hàng chưa có mã, giá bán tay cần quản lý duyệt. Mỗi ngoại lệ là một câu hỏi về quyền và về dấu vết để lại.

Chốt ca thì đếm tiền mặt thực tế, đối chiếu với số hệ thống ghi nhận, giải trình chênh lệch, nộp tiền. Chạy song song suốt cả ca là một loạt kết nối phần cứng: máy quét, máy in bill, két tiền, màn hình phụ hướng về phía khách, máy quẹt thẻ của ngân hàng. Mỗi thứ đều có thể hỏng vào đúng chiều thứ bảy.

Chế độ ngoại tuyến

Mạng ở cửa hàng rớt là chuyện bình thường. Nếu POS chỉ chạy khi có mạng thì cửa hàng phải dừng bán, và đó là điều không ai chấp nhận. Vì vậy hầu hết POS bán lẻ đều lưu dữ liệu tại máy và đồng bộ về máy chủ sau.

Chỗ này đẻ ra một loạt yêu cầu mà BA phải viết rõ:

• Khi ngoại tuyến, còn tích điểm thành viên được không, hay chỉ ghi nhận rồi cộng bù sau.
• Giá và khuyến mãi lấy từ bản cache lần đồng bộ gần nhất. Nếu giá vừa đổi trên hệ thống trung tâm thì cửa hàng bán theo giá cũ trong bao lâu là chấp nhận được.
• Hoá đơn điện tử cần gửi lên cơ quan thuế theo quy định, ngoại tuyến thì xếp hàng chờ gửi và ai theo dõi hàng đợi đó.
• Xung đột khi đồng bộ: hai máy POS cùng bán chiếc áo cuối cùng.

Ví dụ thực tế

"Thêm một bước nữa là em chết ở giờ trưa." Quản lý một cửa hàng trong chuỗi cà phê 27 quán nói đúng câu đó ở buổi demo, và không ai trong phòng họp coi đó là dữ liệu. Đội sản phẩm vẫn thêm bước hỏi số điện thoại để tích điểm cho mọi khách. Cửa hàng đông nhất chạy khoảng 174 hoá đơn mỗi giờ lúc cao điểm; sau khi thêm bước đó, thời gian trung bình mỗi hoá đơn tăng 9 giây và hàng đợi trưa dài thêm bốn người.

Cách xử lý cuối cùng: bỏ bước hỏi mặc định, thay bằng màn hình phụ để khách tự quét QR tích điểm trong lúc thu ngân đang thao tác. Tỷ lệ tích điểm thấp hơn phương án ban đầu, nhưng không chạm vào thời gian phục vụ. Từ dự án đó, mọi yêu cầu đụng vào quầy mình đều quy ra giây trước khi mang đi họp.

Lỗi hay gặp

• Thiết kế màn hình theo tư duy web nhiều thao tác chuột. Thu ngân dùng bàn phím và phím tắt, tay kia còn đang cầm hàng.
• Quên đối soát cuối ngày với cổng thanh toán. Số tiền quẹt thẻ trên POS và số tiền ngân hàng báo về hiếm khi khớp tuyệt đối vì có giao dịch treo, và ai đó phải xử lý phần chênh.
• Không thiết kế quyền huỷ hoá đơn. Đây là lỗ hổng gian lận kinh điển ở bán lẻ.
• Bỏ qua phần trả hàng của đơn đã bán từ cửa hàng khác trong chuỗi.
• Kiểm thử trên máy tính văn phòng mạng tốt rồi tuyên bố đạt, trong khi cửa hàng chạy máy cũ và wifi chia chung với khách.

Ở cửa hàng đông nhất chuỗi đó, một hoá đơn có đổi trả bắt thu ngân với tay sang chuột mười chín lần. Mình ngồi đếm suốt một ca chiều mới ra con số ấy, và nó không nằm trong bất kỳ tài liệu nào của dự án.