Warehouse Management System(WMS)
Phần mềm điều hành mọi việc xảy ra bên trong kho: hàng về xếp ở đâu, ai đi lấy, lấy theo thứ tự nào, kiểm kê ra sao. Làm việc theo từng vị trí và từng lần quét mã.
Định nghĩa
Phân hệ kho trong ERP trả lời được câu "còn bao nhiêu cái". WMS trả lời câu khó hơn: cái đó nằm ở kệ nào, tầng mấy, lô nào, hạn dùng bao giờ, và ai là người vừa chạm vào nó lúc 9h47 sáng nay.
WMS quản lý kho theo vị trí và theo thao tác, nên nó cần từng mét vuông sàn kho phải có mã và từng lần lấy hàng phải được quét.
Một ngày trong kho gồm những nghiệp vụ nào
- Nhận hàng: đối chiếu với đơn đặt, kiểm đếm, dán tem, ghi nhận số lô và hạn dùng.
- Putaway: hệ thống gợi ý vị trí cất dựa trên chủng loại, tốc độ luân chuyển, tải trọng kệ.
- Picking: soạn hàng theo đơn. Có nhiều kiểu — lấy từng đơn, gom nhiều đơn cùng lượt, chia theo khu vực.
- Packing và xuất: đóng gói, cân, in phiếu giao, bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
- Kiểm kê: kiểm toàn bộ định kỳ, hoặc cycle count — kiểm luân phiên vài chục vị trí mỗi ngày mà không dừng kho.
Quy tắc xuất hàng cần chốt rõ trong tài liệu: FIFO cho hàng thường, FEFO cho hàng có hạn dùng như sữa và dược phẩm, LIFO gần như không dùng ở vận hành thực tế tại VN.
Khác gì phân hệ kho của ERP
| Khía cạnh | Phân hệ kho trong ERP | WMS |
|---|---|---|
| Đơn vị quản lý | Mã hàng và tổng số lượng | Mã hàng theo vị trí, lô, pallet, thùng |
| Thiết bị | Nhập trên máy tính | Máy quét cầm tay, mã vạch, đôi khi RFID |
| Câu hỏi trả lời được | Tồn bao nhiêu, giá vốn bao nhiêu | Nằm ở đâu, ai lấy, đi tuyến nào cho nhanh |
| Phù hợp khi | Kho nhỏ, ít mã, xuất nhập theo lô lớn | Nhiều SKU, nhiều đơn lẻ, có hạn dùng |
Doanh nghiệp thường bắt đầu bằng ERP, tới lúc kho vượt vài nghìn mã và mỗi ngày cả nghìn đơn lẻ thì mới thấy thiếu WMS.
Ví dụ thực tế
10h12 sáng, đơn thứ 214 trong ngày bị trả về vì soạn nhầm size. Kho thương mại điện tử ở Long Biên đó có 4.900 SKU, trung bình 1.140 đơn mỗi ngày, cao điểm ngày đôi lên gấp ba, và nhân viên soạn hàng cầm phiếu in đi theo trí nhớ. Tỷ lệ soạn sai khoảng 2 đơn trên 100. Nghe nhỏ, cho tới lúc nhân với 1.140.
Sau khi triển khai WMS với mã vị trí dán khắp kệ và picking gom theo tuyến, thời gian soạn một đơn từ 4 phút 10 xuống 2 phút 40, tỷ lệ sai còn 0,4 trên 100. Đổi lại, hai tuần đầu năng suất tụt hơn một phần ba vì nhân viên phải quét từng bước và ai cũng thấy phiền. BA nào không báo trước giai đoạn tụt này sẽ nghe những câu rất khó nghe trong cuộc họp cuối tuần thứ nhất.
Chi tiết BA hay bỏ sót
- Hàng đang giữ chỗ: đơn đã xác nhận nhưng chưa lấy thì tồn khả dụng còn bao nhiêu. Sai chỗ này là bán vượt tồn, và người lãnh đủ là bộ phận chăm sóc khách hàng.
- Hàng lỗi và hàng trả: về kho nào, ai xác nhận trạng thái, bao lâu thì hạ giá hoặc huỷ.
- Đơn vị đóng gói: thùng 24 lon, lốc 6 lon. Quét mã thùng khác quét mã lon, và tồn phải quy đổi đúng.
Hai thứ nữa nằm ngoài phần mềm nhưng đi thẳng vào tài liệu yêu cầu. Khu kệ cao trong kho gần như chỗ nào cũng mất sóng wifi, nên máy quét phải làm việc được ở chế độ ngoại tuyến rồi đồng bộ sau — câu đó bạn tự viết ra, không ai nhắc. Và mùa cao điểm kho tuyển thời vụ theo tuần: giao diện phải học được trong ba mươi phút đứng cạnh băng chuyền, chứ không phải trong một buổi đào tạo có máy chiếu.
Hôm đi soạn thử năm đơn cùng nhân viên kho, mình bỏ luôn ý định thêm ô ghi chú vào màn hình picking. Tay trái cầm máy quét, tay phải bê hàng. Không còn tay nào để gõ.
