Underlying Competencies

Sáu knowledge area mô tả bạn phải làm gì. Chương underlying competencies mô tả bạn phải là người thế nào để làm được những việc đó. Nó nằm gần cuối BABOK v3, hay bị đọc lướt vì không có task nào để học thuộc, nhưng đây chính là phần phân biệt hai BA cùng số năm kinh nghiệm.

Kiến thức trong sáu knowledge area học được trong vài tháng. Nhóm năng lực nền thì phải mài trong vài năm, và không có đường tắt.

Sáu nhóm

Nhóm nào quan trọng nhất thì tuỳ chỗ bạn làm. Ở dự án outsourcing cho khách nước ngoài, communication đứng đầu vì bạn viết nhiều hơn nói. Ở công ty product trong nước, interaction skills quan trọng hơn vì bạn phải kéo được bốn phòng ban ngồi cùng bàn.

Nhóm bị đánh giá thấp nhất

Theo những gì mình thấy khi ngồi ghế phỏng vấn: Business Knowledge. Và lý do thì ít liên quan tới chuyện lười. Đây là nhóm duy nhất không có khoá học nào dạy được — bạn phải ngồi trong ngành đó đủ lâu — nên người ta né sang thứ học được trong hai tuần: thêm một công cụ vẽ, thêm một bộ template. Dấu hiệu lộ rõ nhất là khi hỏi hồ sơ tín dụng đi qua mấy phòng trước khi giải ngân: ứng viên kể được tên phòng, nhưng không kể được phòng nào hay ngâm hồ sơ và ngâm vì sao.

Một BA làm ba năm trong ngành ngân hàng, hiểu được luồng tiền của một khoản vay từ lúc giải ngân tới lúc tất toán, sẽ có giá trị hơn hẳn một BA biết mười công cụ vẽ sơ đồ nhưng phải hỏi lại mọi thứ. Thị trường Việt Nam trả tiền cho domain rõ ràng hơn cho chứng chỉ, đặc biệt ở ngân hàng, bảo hiểm và logistics.

Ví dụ thực tế

Bốn mươi phút trôi qua và buổi workshop vẫn đang cãi nhau về giờ chốt số liệu. Trưởng kho muốn quét mã ở từng vị trí kệ để kiểm kê nhanh. Kế toán muốn khoá sổ vào 17h mỗi ngày, không xê dịch. Sales muốn thấy tồn kho theo thời gian thực để chốt đơn ngay trên điện thoại. Đây là buổi chốt phạm vi cho hệ thống quản lý kho của một nhà phân phối hàng tiêu dùng, 5 kho, hơn 3.400 mã hàng, và ba yêu cầu trên đá nhau trực tiếp ở đúng một chỗ: thời điểm chốt số.

Phần kiến thức BABOK không giúp gì cho hai mươi phút tiếp theo. Cái giúp được là interaction skills: dừng tranh luận về giải pháp, quay lại hỏi từng người cần con số đó để làm gì. Hoá ra sales cần biết còn hàng hay không chứ không cần con số chính xác, nên một chỉ báo dạng còn hàng, sắp hết, hết hàng là đủ. Mâu thuẫn tan trong một câu hỏi.

Tự đánh giá và luyện

Lấy sáu nhóm ở trên, tự chấm mình từ 1 tới 5, rồi nhờ một đồng nghiệp thân chấm giúp. Chỗ hai bản chấm lệch nhau nhiều nhất là chỗ nên ngồi xuống hỏi lại cho ra nhẽ.

Cách luyện thì tuỳ nhóm. Communication: lấy một tài liệu cũ của chính bạn, viết lại còn một nửa độ dài mà người đọc vẫn đủ thông tin để làm việc. Interaction: xin điều phối một buổi họp có mâu thuẫn, dù chỉ là họp nội bộ ba mươi phút. Analytical Thinking: ép mình hỏi vì sao ba lần trước khi viết dòng đầu tiên.

Hai nhóm còn lại đi ngược hướng nhau:

• Business Knowledge phải tốn thời gian thật, không có cách nào rút ngắn. Chọn một quy trình trong công ty mà bạn chưa hiểu, xin ngồi quan sát nửa ngày, mỗi tháng một quy trình.
• Tools and Technology thì học đủ dùng rồi dừng lại. Công cụ vẽ sơ đồ thứ tư không thêm được gì vào hồ sơ của bạn.

Khi phỏng vấn, người ta gần như không hỏi bạn kể tên sáu nhóm này. Họ dò chúng qua cách bạn kể một tình huống khó. Nên chuẩn bị sẵn hai ba câu chuyện thật, có mâu thuẫn, có quyết định của bạn, có kết quả.