Strategy Analysis

Trong sáu knowledge area của BABOK v3, đây là vùng mà BA junior ít khi được đụng tới, và cũng là vùng phân biệt rõ nhất giữa người viết tài liệu và người tư vấn. Nó xử lý phần trước khi ai đó quyết định chi tiền: vì sao tổ chức cần thay đổi, thay đổi tới đâu, và đi theo đường nào.

Strategy Analysis là chỗ bạn được phép hỏi câu khó nhất trong nghề: dự án này có nên làm không.

Bốn task trong vùng này

1. Analyze Current State — mô tả hiện trạng đủ chính xác để biết vấn đề nằm ở đâu. Không phải vẽ lại toàn bộ tổ chức, chỉ phần liên quan tới nhu cầu đang xét.
2. Define Future State — mô tả trạng thái mong muốn kèm tiêu chí đo. Nếu future state chỉ ghi "hệ thống hiệu quả hơn" thì task này chưa xong.
3. Assess Risks — nhận diện rủi ro của việc thay đổi, gồm cả rủi ro không làm gì cả.
4. Define Change Strategy — chọn đường đi từ hiện trạng tới tương lai: làm một lần hay chia giai đoạn, chạy song song hay cắt chuyển, cần chuyển đổi dữ liệu và đào tạo tới mức nào.

Khoảng cách giữa task 1 và task 2 chính là gap analysis, và phần lớn thời gian của bạn sẽ nằm ở đó.

Chỗ này nằm đâu giữa sáu vùng

Strategy Analysis đứng trước, cung cấp đầu vào cho Requirements Analysis and Design Definition. Nó lấy nguyên liệu từ Elicitation and Collaboration và chịu sự điều phối của Business Analysis Planning and Monitoring. Sau khi giải pháp chạy, Solution Evaluation quay lại đối chiếu kết quả thật với future state đã mô tả ở đây. Nếu vùng này làm ẩu, phần đánh giá cuối cùng không có gì để so.

Vùng này cũng hay bị lẫn với hai kỹ thuật quen thuộc nằm bên trong nó:

Ví dụ thực tế

95 giây cho một giao dịch ở quầy, trong đó 30 giây là nhân viên đứng nhìn màn hình chờ hệ thống trả về thông tin thuốc. Đó là con số đầu tiên có người chịu đi đo ở chuỗi nhà thuốc 118 cửa hàng này — đo sau khi ban giám đốc đã quyết thay hệ thống, với lý do ghi trong tờ trình đúng bốn chữ: chậm và hay lỗi.

Phần current state mất ba tuần và moi ra thêm: mỗi tháng khoảng 380 lần nhân viên phải nhập tay giá vì mã vạch không đọc được; ba cửa hàng ở tỉnh mất kết nối trung bình 23 phút mỗi ngày.

Future state được viết bằng chỉ tiêu: giao dịch dưới 60 giây, nhập tay dưới 50 lần mỗi tháng, bán được cả khi mất mạng rồi đồng bộ sau.

Đến phần change strategy mới lộ ra chuyện đáng giá nhất. Chạy song song hai hệ thống ở 120 cửa hàng là bất khả thi vì nhân sự quầy không đủ. Phương án chốt là thí điểm 8 cửa hàng trong 6 tuần, rồi cuốn chiếu theo khu vực, mỗi đợt 18 cửa hàng. Riêng quyết định đó đã đổi hoàn toàn kế hoạch chuyển dữ liệu và lịch đào tạo.

Rồi lòi ra một chuyện ngoài dự tính. Có số liệu current state trong tay, ban lãnh đạo mới thấy 30 giây chờ kia phần lớn là đường truyền chứ không do phần mềm. Một phần vấn đề được giải bằng việc nâng cấp mạng, rẻ hơn nhiều so với thay hệ thống.

Khi nào BA thường bị gạt ra khỏi vùng này

Ở khá nhiều công ty Việt Nam, quyết định làm dự án gì đã có từ trên xuống, BA nhận việc khi phạm vi đã chốt và ngân sách đã duyệt. Trong tình huống đó bạn vẫn nên làm phần current state một cách nghiêm túc, dù chỉ để có số liệu bảo vệ mình về sau. Rất nhiều lần con số hiện trạng là thứ duy nhất giúp bạn từ chối một yêu cầu vô lý mà không mất lòng.

Nếu bạn muốn bước vào vùng này, cách vào tự nhiên nhất là đề nghị đo hiện trạng trước khi dự án bắt đầu. Xin đi ngồi quan sát ba buổi ở bộ phận vận hành thường dễ được gật đầu hơn xin một buổi họp với ban giám đốc, và cái bạn mang về lại nhiều hơn.