SWOT Analysis(SWOT)
Framework phân tích chiến lược: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats.
Định nghĩa
Ai học kinh tế cũng từng vẽ bốn ô Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats trong một bài tập nhóm nào đó, và chính vì thế nhiều BA coi thường nó. Nhưng SWOT trong tay BA khác hẳn SWOT trong bài tập nhóm đại học: bạn không phân tích "công ty" chung chung, bạn phân tích một lựa chọn giải pháp cụ thể để trả lời câu "có nên làm cái này không, và làm theo hướng nào".
SWOT xếp bốn nhóm yếu tố — mạnh, yếu (bên trong), cơ hội, đe doạ (bên ngoài) — để bạn có căn cứ chọn hướng đi thay vì chọn theo linh cảm.
BA dùng SWOT ở đâu
Không phải ở slide mở đầu cho đẹp. Bốn chỗ nó thật sự hữu ích:
- Đánh giá phương án giải pháp. Mua phần mềm đóng gói hay tự xây. Mỗi phương án một bảng SWOT, đặt cạnh nhau, quyết định dễ hơn nhiều.
- Trong business case. Phần "vì sao chọn hướng này" cần lập luận, và SWOT là cách trình bày lập luận đó gọn nhất cho ban lãnh đạo.
- Trước khi làm gap analysis. SWOT trả lời câu "hướng nào đáng theo", còn việc đo xem đi từ đây tới đó tốn bao nhiêu thì để gap analysis lo.
- Khi đánh giá rủi ro dự án ở giai đoạn khởi động. Cột Threats gần như luôn biến thành các dòng đầu tiên trong risk register.
Cái làm SWOT của BA khác bài giảng quản trị: mỗi ô phải dẫn tới một hành động. Ô Weaknesses ghi "team chưa từng làm tích hợp thanh toán" thì ngay bên cạnh phải có "thuê một buổi tư vấn kiến trúc, hoặc chọn cổng có SDK sẵn". Ô nào cũng phải kéo theo một việc có người nhận, còn không thì đừng mất công vẽ.
Bốn ô, phân biệt cho đúng
Sai lầm phổ biến nhất là nhét thứ bên ngoài vào ô bên trong. Nhớ đơn giản:
- Strengths / Weaknesses — thứ bạn kiểm soát được: năng lực team, dữ liệu đang có, hạ tầng, quan hệ với các phòng ban, ngân sách.
- Opportunities / Threats — thứ bạn không kiểm soát: quy định pháp lý mới, đối thủ, hành vi người dùng thay đổi, đối tác đổi chính sách API, nhân sự thị trường khan hiếm.
"Đối thủ vừa ra tính năng tương tự" là Threat, không phải Weakness. "Chúng ta phản ứng chậm với đối thủ" mới là Weakness.
Ví dụ thực tế
Tự xây app đặt thuốc, hay tiếp tục trả hoa hồng cho sàn? Một chuỗi nhà thuốc 113 cửa hàng mang đúng câu hỏi đó vào phòng họp ban giám đốc. Bảng dưới đây là SWOT cho riêng phương án "tự xây app":
| Bên trong | |
|---|---|
| Strengths | 120 điểm bán phủ 14 tỉnh, giao trong 2 giờ khả thi; đã có dữ liệu 380 nghìn khách từ chương trình tích điểm; dược sĩ tại chỗ tư vấn được |
| Weaknesses | Chưa có đội mobile, phải thuê ngoài; tồn kho giữa các cửa hàng chưa đồng bộ theo thời gian thực; đội marketing chưa từng chạy sản phẩm số |
| Bên ngoài | |
|---|---|
| Opportunities | Thói quen mua thuốc online tăng sau dịch; phí hoa hồng sàn 20–25% mỗi đơn, tự xây thì giữ lại được |
| Threats | Quy định về kê đơn và bán thuốc kê đơn trực tuyến còn chặt và có thể siết thêm; hai chuỗi lớn hơn đã có app; chi phí kéo người dùng cài app rất cao |
Kết luận ra được thứ cụ thể hơn hai chữ nên hay không nên: giai đoạn 1 chỉ làm đặt thuốc không kê đơn và giữ hàng tại cửa hàng gần nhất, tận dụng đúng hai điểm mạnh lớn nhất và né hẳn ô Threats pháp lý. Đồng bộ tồn kho thành hạng mục nền tảng phải làm trước, vì đó là điểm yếu chặn cả hai điểm mạnh kia.
Bốn ô chữ ra được phạm vi giai đoạn 1 — SWOT dùng được là dùng kiểu đó.
Lỗi hay gặp
- Viết chung chung. "Đội ngũ nhiệt huyết" không phải Strength, vì nó không giúp quyết định gì. Strength phải là thứ dùng được: "có sẵn API kết nối 3 hãng vận chuyển từ dự án trước".
- Bốn ô cân bằng đẹp mắt. Không ai bắt mỗi ô đúng 5 gạch đầu dòng. Ô nào ít thì để ít.
- Làm một mình. SWOT là công cụ hội thoại. Ngồi một mình gõ ra bốn ô thì bạn chỉ đang ghi lại thiên kiến của chính mình.
- Không có bước sau. SWOT xong phải chuyển thành hành động, thường qua ma trận TOWS: dùng điểm mạnh nào để chộp cơ hội nào, khắc phục điểm yếu nào để không chết vì đe doạ nào.
- Nhầm giữa yếu tố bên trong và bên ngoài, như đã nói ở trên. Người phỏng vấn hay thử đúng chỗ này.
Câu hay bị hỏi phỏng vấn
"SWOT có phải việc của BA không, hay của bộ phận chiến lược?" Trả lời được cả hai vế mới đủ: ở tầng doanh nghiệp thì đó là việc của ban chiến lược, còn ở tầng một sáng kiến hay một lựa chọn giải pháp thì BABOK xếp nó vào Strategy Analysis, và người làm chính là BA. Kèm theo một ví dụ như bảng phía trên là đủ.
