Flowchart

Cái sơ đồ đầu tiên ai cũng biết vẽ, và cũng là cái bị dùng sai nhiều nhất. Sai không nằm ở ký hiệu, mà ở chỗ đem nó vào đúng tình huống nó dở nhất: quy trình liên phòng ban.

Flowchart mạnh khi mô tả một luồng xử lý cho một người đọc bất kỳ. Yếu khi có nhiều vai trò, nhiều hệ thống hoặc việc chạy song song.

Ký hiệu cơ bản

Theo ANSI và ISO 5807, nhưng thực tế mọi người dùng khá thoải mái: oval là bắt đầu và kết thúc, chữ nhật là một bước xử lý, hình thoi là điểm rẽ, hình bình hành là nhập hoặc xuất dữ liệu, chữ nhật có hai vạch đứng là sub-process gọi sang sơ đồ khác, hình trụ là kho dữ liệu, hình sóng dưới đáy là tài liệu in ra.

Nhớ chừng đó là đủ. Ai vẽ tới ký hiệu thứ mười hai thì thường là đang vẽ cho mình xem chứ không phải cho người khác đọc.

Chọn giữa flowchart, activity diagram và BPMN

Chọn theo người đọc, đừng chọn theo cái nào nghe chuyên nghiệp hơn. Trưởng phòng kho ngoài năm mươi nhìn BPMN với sáu loại event sẽ ngừng đọc từ dòng thứ hai, và buổi họp đó coi như mất.

Ví dụ thực tế

Quy trình đổi trả hàng của một sàn thương mại điện tử nội địa. Bản in dán ở quầy chăm sóc khách hàng là flowchart 11 ô, ba nhánh (còn hạn đổi trả, hàng lỗi do nhà bán, hàng đã qua sử dụng), gói trong một trang A4. Nhân viên mới đọc một lần là làm được.

Cùng quy trình đó, trong tài liệu FS gửi dev thì vẽ activity diagram có phân làn CSKH, Kho, Kế toán, vì lúc đó cần biết bước nào hệ thống làm, bước nào người làm, và ai xác nhận hoàn tiền. Hai bản vẽ, cùng một nghiệp vụ, hai người đọc khác nhau. Không có bản nào thừa.

Lỗi hay gặp

• Hình thoi có ba nhánh đi ra mà không ghi điều kiện nào.
• Dùng flowchart cho quy trình đi qua bốn phòng ban rồi tự kẻ cột bằng tay, đọc rối hơn không kẻ.
• Mũi tên vòng ngược lên nhưng không rõ quay về bước nào, người đọc phải đoán.
• Vẽ tràn ba trang. Cắt thành sub-process, mỗi trang một mức.
• Bỏ hết nhánh ngoại lệ cho sơ đồ đẹp. Nhánh ngoại lệ mới là chỗ nhân viên hay làm sai.

Mẹo nhỏ: vẽ xong đưa cho một người chưa từng làm quy trình đó đọc, im lặng ngồi nhìn. Chỗ nào họ khựng lại là chỗ cần sửa, không cần hỏi gì thêm.