Draw.io
Công cụ vẽ sơ đồ miễn phí chạy trên trình duyệt, có sẵn thư viện BPMN, UML, flowchart và wireframe. Là công cụ mặc định của phần lớn BA Việt Nam, kể cả nơi đã mua Visio.
Định nghĩa
Miễn phí, chạy thẳng trên trình duyệt, không cần tài khoản, lưu file vào Google Drive hoặc vào máy. Đó là lý do draw.io vẫn là công cụ mặc định của phần lớn BA Việt Nam, kể cả ở công ty đã mua sẵn Visio. Tên gọi hơi rối một chút: trang chủ là drawio.com, còn bản chạy trên trình duyệt nằm ở địa chỉ app.diagrams.net. Hai cái là một, gõ địa chỉ nào cũng tới.
Một chỗ vẽ được gần hết: BPMN, UML, flowchart, ERD, sơ đồ mạng, cả wireframe thô. Đủ dùng cho gần hết sơ đồ trong một bộ tài liệu BA.
Vì sao nó thắng Visio ở thị trường VN
Không tốn phí bản quyền, mở được trên máy khách hàng, có bản desktop chạy offline khi đi khảo sát chỗ không mạng. Plugin cho Confluence và Jira dùng rất phổ biến, sơ đồ nhúng thẳng vào trang tài liệu và sửa tại chỗ. File .drawio bản chất là XML nên bỏ vào Git vẫn diff được, tuy đọc phần diff đó khá khổ.
Vài thứ nên bật ngay hôm nay
- More Shapes: thanh trái mặc định đã có UML, ER, BPMN cơ bản và Flowchart. Thứ phải tự bật thêm là bộ BPMN 2.0 đầy đủ và Mockups (wireframe). Bật lên rồi hẵng vẽ, đừng ngồi ghép hình cơ bản.
- Extras > Edit Diagram: sửa thẳng XML của trang. Dán một sơ đồ người khác gửi, hoặc đổi hàng loạt, nhanh hơn kéo chuột nhiều.
- Container để làm swimlane: kéo shape "Pool" hoặc "Lane" thay vì kẻ tay bằng đường thẳng. Kéo bước vào làn là nó tự dính, dời làn thì bước đi theo.
- Ctrl+E sửa style của một shape, copy đúng chuỗi style đó dán cho shape khác để cả sơ đồ đồng bộ.
- Arrange > Position canh toạ độ cho thẳng hàng, đỡ được cảm giác sơ đồ xộc xệch.
Ví dụ thực tế
Team sáu BA ở một công ty làm ERP nội bộ, mỗi người vẽ một kiểu: người tô xanh cho bước tự động, người tô xanh cho bước thủ công. Khách đọc tài liệu ba module thấy ba ngôn ngữ màu khác nhau và bắt đầu hỏi khó.
Cách xử lý mất đúng một buổi chiều: dựng một file mẫu có sẵn pool, lane, bảng chú giải màu (xám là thủ công, xanh là hệ thống tự làm, vàng là điểm quyết định), lưu vào thư mục chung, ai vẽ mới thì Copy As New File. Sau đó phần review sơ đồ trong họp nội bộ gần như biến mất khỏi agenda.
So với mấy công cụ hay bị đem ra cân
| draw.io | Miro | Figma | Lucidchart | |
|---|---|---|---|---|
| Chi phí | Miễn phí | Bản free giới hạn board | Bản free giới hạn | Bản free 3 tài liệu, trả phí từ khoảng 9 USD/tháng |
| Mạnh nhất ở | Sơ đồ đúng ký hiệu chuẩn | Workshop, dán sticky note | Thiết kế giao diện, prototype | Sơ đồ kèm cộng tác |
| Nhiều người vẽ cùng lúc | Yếu | Rất tốt | Tốt | Tốt |
| Nơi lưu file | Drive, máy, Confluence | Trên cloud của họ | Trên cloud của họ | Trên cloud của họ |
Đi workshop với khách thì Miro tiện hơn thật. Nhưng bản vẽ cuối cùng để đưa vào tài liệu bàn giao thì mình vẫn dựng lại bằng draw.io, vì ký hiệu chuẩn và xuất SVG sạch.
Lỗi hay gặp
- File nằm trên máy cá nhân. Bạn nghỉ việc là cả team mất sơ đồ.
- Xuất PNG dán vào Word rồi sửa bằng cách vẽ đè lên ảnh. Lần sau sửa tiếp thì chịu.
- Một file chứa mười hai tab không đặt tên, tab nào là bản chốt thì chỉ người vẽ biết.
- Nhúng vào Confluence bằng ảnh PNG, phóng to là vỡ. Xuất SVG.
Quy ước ba dòng cho cả team: một file một quy trình, tab đặt theo mã tài liệu, nhúng bằng SVG. Mất mười phút thống nhất. Đổi lại, một năm sau người mới vào vẫn mở đúng file mà không phải đi hỏi ai.
