To-Be Process
Quy trình đích sau dự án: đã xử lý điểm tắc của as-is, chạy được với hệ thống và con người có thật, và có người đủ thẩm quyền ký duyệt. Là gốc để bóc ra danh sách yêu cầu.
Định nghĩa
Vẽ quy trình trong mơ thì dễ. Vẽ quy trình mà bốn mươi nhân viên sẽ thật sự làm theo từ thứ Hai tuần sau mới là phần khó.
To-be là quy trình đích: đã gỡ điểm tắc của as-is, chạy được với hệ thống và con người có thật, và có người đủ thẩm quyền ký duyệt.
Đi từ as-is sang to-be
Cách làm gọn nhất là bám theo bộ bốn động tác quen thuộc trong cải tiến quy trình (ESIA):
- Bỏ. Bước nào không tạo ra giá trị thì cắt. Ký nháy ba lần cho một chứng từ 200 nghìn. In ra để scan lại.
- Đơn giản hoá những bước còn giữ: bớt trường phải nhập, bớt tầng ký, gộp hai bước liền nhau cùng một người làm mà đang phải mở hai hệ thống.
- Tích hợp. Chỗ nào đang copy dữ liệu bằng tay giữa hai phần mềm thì nối lại.
- Tự động hoá — bước cuối cùng. Đây là chỗ nhiều dự án làm ngược. Tự động hoá một bước lẽ ra nên bỏ là cách đắt tiền nhất để giữ lại cái sai, và giữ nó vĩnh viễn.
Sau đó kiểm tra ràng buộc: quy định nội bộ, quy định ngành, năng lực hệ thống, và năng lực của người sẽ làm. Rồi vẽ lại, đối chiếu với as-is để bóc ra danh sách yêu cầu.
Hai bản vẽ, hai bộ tiêu chí chấm
| Câu hỏi kiểm tra | As-Is | To-Be |
|---|---|---|
| Ai xác nhận là đúng | Người trực tiếp làm | Người có thẩm quyền phê duyệt |
| Có được thêm bước chưa tồn tại | Không | Có, miễn là khả thi |
| Đo bằng chỉ số gì | Thời gian, số lần chuyển tay, tỷ lệ lỗi hiện tại | Chính các chỉ số đó, kèm mục tiêu mới |
| Rủi ro hay mắc | Vẽ theo quy định thay vì thực tế | Vẽ theo tính năng phần mềm thay vì theo nhu cầu |
| Đầu ra dùng tiếp | Phân tích khoảng cách | Danh sách yêu cầu, kế hoạch triển khai |
Cái bẫy nằm ở dòng "Rủi ro hay mắc": mở tài liệu của phần mềm sắp mua ra rồi vẽ to-be theo đúng những gì phần mềm làm được. Làm vậy thì quy trình đích không còn là quyết định của doanh nghiệp nữa.
Ví dụ thực tế
Vẫn quy trình đối chiếu công nợ của nhà phân phối ở phần as-is. Bản to-be bỏ hai bước Excel bằng một job đồng bộ chạy sáu giờ sáng, gộp bước xác nhận với kho vào một màn hình duyệt duy nhất, và giữ nguyên bước ký của kế toán trưởng vì quy chế tài chính nội bộ bắt buộc.
Từ mười một bước còn sáu, từ ba ngày rưỡi xuống một ngày. Con số đó ghi thẳng vào tài liệu để sau này còn đối chiếu. Đo lại sau go-live hai tháng: thực tế một ngày rưỡi, vì còn một nhóm khách hàng đối chiếu bằng chứng từ giấy. Ghi nhận, đưa sang giai đoạn hai, chứ không giấu con số đi.
Mẹo khi đi làm
- Khi chưa chốt ngân sách, đừng vẽ một bản to-be duy nhất. Vẽ hai phương án, một tối thiểu một đầy đủ, để người có quyền chọn. Bạn tránh được cảnh vẽ đi vẽ lại theo mỗi lần đổi ý.
- Luôn kèm mục "cần gì để chạy được": đào tạo ai, sửa quy định nào, chuyển đổi dữ liệu gì. Quy trình đích đẹp mà quy chế công ty chưa sửa thì tới ngày đầu chạy thật là mọi người quay lại làm tay.
- Ghi rõ ai làm bước nào bằng sơ đồ phân làn. Bước không có chủ là bước sẽ không ai làm.
- Hỏi người trực tiếp làm xem bản mới có sống được không, trước khi trình sếp. Họ là người biết vì sao bước lách kia tồn tại.
Nếu bản to-be của bạn không xoá được bước nào so với as-is mà chỉ làm cho nó chạy trên phần mềm, hãy quay lại nhìn as-is một lần nữa.
