Project Sponsor

Mỗi dự án cần một người đủ cao để nói câu "phòng kế toán phải cử người tham gia, tuần sau bắt đầu" và câu đó có hiệu lực. Đó là sponsor. Họ duyệt tiền, gỡ tắc giữa các phòng ban, và khi dự án thất bại thì họ là người phải giải trình trước hội đồng quản trị. Dự án có sponsor mạnh và dự án không có sponsor là hai trải nghiệm hoàn toàn khác nhau, ai làm vài năm rồi cũng nhận ra.

Sponsor là người bạn tìm đến khi vấn đề vượt quá thẩm quyền của PM.

Sponsor làm gì

• Duyệt ngân sách và các khoản phát sinh vượt ngưỡng.
• Phê duyệt business case, quyết định dự án tiếp tục hay dừng ở các mốc.
• Gỡ vướng liên phòng ban — phần này có giá trị nhất và cũng hay bị bỏ quên nhất.
• Bảo vệ dự án trước ban lãnh đạo khi trễ hạn hoặc vượt chi.
• Chịu trách nhiệm về lợi ích kinh doanh sau khi hệ thống chạy, chứ không dừng ở ngày go-live.

So sánh với PM và Product Owner

Ở nhiều công ty VN, ba vai này bị gộp. Có nơi giám đốc khối vừa là sponsor vừa là PO. Gộp thì nhanh, nhưng cũng có nghĩa là không còn ai để leo thang khi chính người đó là nguồn của vấn đề.

Ví dụ thực tế

Ba tuần, ba cuộc họp, năm email, và phòng mua hàng vẫn không giao file danh mục sản phẩm. Lý do thật thì ai cũng đoán được: giao xong là họ mất quyền tự sửa giá. Dự án đang thay hệ thống quản lý kho vận cho một doanh nghiệp phân phối, 6 kho, 128 người vận hành, sponsor là giám đốc vận hành.

Đưa vấn đề lên sponsor kèm một trang giấy: tắc ở đâu, ảnh hưởng gì, hai phương án, đề nghị quyết cái nào, hạn cuối là ngày nào. Sponsor họp 20 phút với trưởng phòng mua hàng, chốt phương án phòng mua hàng vẫn giữ quyền sửa giá qua một màn hình riêng trong hệ thống mới. Xong. Ba tuần bế tắc được giải quyết trong hai mươi phút, vì đúng người có thẩm quyền ngồi vào.

Cái làm nên khác biệt là tờ giấy, không phải cuộc gọi. Hai lần trước BA cũng đã kêu với sponsor, chỉ là kêu miệng, không kèm phương án nào để ông ấy gật hay lắc.

Dấu hiệu sponsor đang bỏ rơi dự án

Cần nhận ra sớm, vì đây là loại rủi ro giết dự án âm thầm:

• Vắng mặt hai buổi họp mốc liên tiếp, cử cấp dưới đi thay mà người đó không có quyền quyết.
• Quyết định bị treo quá hai tuần không có câu trả lời.
• Sponsor không nhắc tới dự án trong các cuộc họp lãnh đạo, các phòng ban khác cũng bắt đầu hạ mức ưu tiên theo.
• Nhân sự chủ chốt bị rút sang việc khác mà sponsor không phản đối.
• Sponsor mới về thay và không có ai bàn giao lại vì sao dự án này tồn tại.

Gặp mấy dấu hiệu này, việc cần làm là ghi nhận thành rủi ro chính thức trong báo cáo tiến độ, kèm ngày tháng, chứ đừng chỉ than thở trong nội bộ team.

Câu hay bị hỏi phỏng vấn

"BA làm việc với sponsor thế nào?" — Không phải hằng ngày, và cũng không nên. Sponsor cần ba thứ từ BA: business case có số liệu để duyệt đầu tư, tình trạng phạm vi ở các mốc, và các quyết định vượt thẩm quyền PM. Mỗi lần gặp, chuẩn bị một trang: hiện trạng, việc cần họ quyết, hạn, hệ quả nếu không quyết. Đừng mang báo cáo 20 slide vào phòng của người có 15 phút.