Jira

Vào công ty phần mềm nào ở Việt Nam bạn cũng gặp nó. Jira là nơi công việc tồn tại: yêu cầu ở đó, lỗi ở đó, tranh cãi ai làm gì cũng phân xử bằng lịch sử thay đổi ở đó. BA không cần biết cấu hình Jira, nhưng cần thành thạo tới mức không phải nhờ ai lọc dữ liệu hộ.

Một ticket viết tốt tiết kiệm bốn tin nhắn hỏi lại. Nhân với ba trăm ticket một quý thì con số đó không nhỏ.

Issue type và cách xếp tầng

Cấu trúc hay gặp nhất ở đội làm sản phẩm:

• Epic — một mảng lớn, sống qua nhiều sprint. Ví dụ: thanh toán trực tuyến.
• Story — một nhu cầu người dùng làm được trong một sprint. Ví dụ: khách chọn ví điện tử khi đặt lịch.
• Task — việc không mô tả theo góc người dùng, kiểu dựng môi trường sandbox.
• Bug — lỗi so với hành vi mong đợi.
• Sub-task — chia nhỏ bên trong một story, thường do dev tự tạo.

Đây là quy ước, không phải luật. Có nơi thêm Initiative trên Epic, có nơi gọi Story là Requirement. Đừng cãi về tên, thống nhất nghĩa rồi ghi vào một trang quy ước là xong.

Một điểm kỹ thuật hay gây rối: ở dự án kiểu company-managed đời cũ, quan hệ story với epic đi qua trường Epic Link; ở dự án team-managed và các bản Jira Cloud mới, nó là trường Parent. Khi copy một câu JQL trên mạng về mà báo lỗi không nhận trường, thường là do đúng chỗ này.

Workflow

Workflow là chuỗi trạng thái một issue được phép đi qua, kèm luật ai được chuyển từ đâu sang đâu. Bộ tối thiểu: To Do, In Progress, In Review, Testing, Done.

Vài điều đáng biết khi bạn đề xuất sửa workflow:

• Thêm trạng thái thì dễ, bỏ đi rất khó vì dữ liệu cũ đang mắc ở đó.
• Cột "Waiting for BA" nghe hợp lý nhưng thường là dấu hiệu ticket vào sprint khi chưa đủ điều kiện. Chữa ở buổi refinement rẻ hơn chữa bằng cách thêm cột.
• Gắn luật chuyển sang Done với Definition of Done, đừng để mỗi người hiểu một kiểu.
• Bảng quá 7 cột thì không ai đọc nổi lúc daily.

Viết ticket để dev không phải hỏi lại

Một story dùng được thường có: bối cảnh ngắn, mô tả dạng vai trò – mong muốn – lý do, acceptance criteria, đường dẫn tới thiết kế, ghi chú về dữ liệu và ngoại lệ.

Acceptance criteria nên nằm ngay trong ticket, không nằm ở một file Excel nào đó. Dạng Given – When – Then hợp với luồng có điều kiện, dạng danh sách gạch đầu dòng hợp với ràng buộc dữ liệu. Chọn một dạng và giữ nguyên trong cả dự án.

Vài thói quen nhỏ mà hiệu quả: đính ảnh chụp màn hình thay vì tả bằng lời; dùng đúng loại liên kết giữa các issue (blocks, relates to, duplicates) thay vì viết "liên quan PAY-231" trong mô tả; và khi có thay đổi giữa chừng, ghi vào comment kèm ngày thay vì sửa lặng lẽ phần mô tả.

JQL đủ dùng cho BA

JQL là ngôn ngữ lọc của Jira. Biết bốn câu là đủ dùng hằng ngày:

project = PAY AND sprint in openSprints() AND status != Done

project = PAY AND issuetype = Bug AND priority in (Highest, High)
  AND status != Done ORDER BY created DESC

project = PAY AND labels = uat-round-2 ORDER BY status

project = PAY AND updated <= -14d AND status = "In Progress"

Câu cuối mình mở nhiều nhất: việc đang mở mà hai tuần không ai động vào. Nó thường lôi ra vài thứ cả đội đã quên.

Lưu câu lọc thành filter rồi gắn vào một dashboard. Trước buổi họp tiến độ, mở dashboard thay vì đi hỏi từng người.

Nối với Confluence

Nguyên tắc chia việc: Jira giữ đơn vị công việc, Confluence giữ tri thức sống lâu. Tài liệu nghiệp vụ, sơ đồ luồng, quyết định đã chốt, biên bản họp nằm ở Confluence; ticket chỉ liên kết tới trang tương ứng.

Nhúng được cả hai chiều: dán câu JQL vào trang Confluence để bảng ticket tự cập nhật, và dán liên kết trang Confluence vào ticket. Điều nên tránh là chép nội dung tài liệu vào mô tả ticket. Ba tuần sau tài liệu đổi, ticket thì không, và dev đọc bản cũ.

Ví dụ thực tế

Đội 8 người làm ví điện tử cho một chuỗi cửa hàng tiện lợi. Trước khi dọn, bảng Jira có 9 cột và 340 issue mở, trong đó 60 issue không ai động tới quá ba tháng.

Ba việc làm trong một buổi chiều: đóng toàn bộ issue quá 90 ngày không cập nhật kèm nhãn stale, gộp 9 cột xuống 5, và bắt buộc story phải có acceptance criteria trước khi được kéo vào sprint.

Chỉ số dễ thấy nhất sau hai sprint là số lần dev nhắn hỏi lại trong nhóm chat: từ trung bình 11 câu mỗi sprint xuống còn 4. Chẳng có phép màu công cụ nào ở đây, chỉ là điều kiện vào sprint được siết lại.