Bạn vẫn xem được toàn bộ bài học mà không cần đăng nhập.
Định mức nguyên vật liệu quyết định lệnh sản xuất lấy gì, kho soạn gì, giá thành ra sao và hệ thống đề nghị mua gì khi thiếu. Cách khảo sát định mức.
Trong một buổi khảo sát ở xưởng chế biến thực phẩm khô quy mô khoảng một trăm năm mươi người, bạn xin bảng định mức của mặt hàng chạy nhiều nhất, và người phụ trách sản xuất nói rằng cái đó anh quản đốc nắm, mỗi mẻ anh cân theo kinh nghiệm là ra đúng.
Bạn ngồi với anh quản đốc nửa buổi, ghi được một công thức gọn gàng cho mẻ năm mươi ký, dựng thành định mức rồi đưa vào tài liệu. Cái giá lộ ra ở tuần thứ ba sau khi chạy thật.
Người nhập liệu phải mở từng lệnh sản xuất ra sửa số lượng nguyên liệu, phiếu soạn hàng của kho lần nào cũng thiếu một hai dòng, giá thành in ra thấp hơn con số kế toán tính tay, còn đề nghị mua hàng thì đưa ra những số lượng mà phòng mua không dám đặt.
Chuyện này hay bị đọc thành lỗi thao tác, và đội triển khai thường phản ứng bằng cách mở thêm một buổi hướng dẫn.
Thực ra không ai thao tác sai cả. Thứ sai nằm ở bảng định mức.
Phần lớn doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ chưa viết định mức ra đầy đủ, nên việc của bạn là dựng lại một thứ đang nằm rời rạc trong đầu vài người, và nó thường rơi vào ba dạng.
Dạng thứ nhất là công thức nằm trong đầu quản đốc. Nó chạy tốt nhiều năm vì người đó có mặt mỗi ngày, tuy nhiên nó không có phiên bản, không có người duyệt, và khi ca trực đổi người thì công thức đổi theo mà không ai ghi nhận.
Dạng thứ hai là hao hụt không ai ghi. Bột rơi vãi khi vào máy, mẻ đầu ca bỏ đi vì chưa ổn định nhiệt, bao bì hỏng lúc dán nhãn, tất cả đều là nguyên liệu đi ra khỏi kho nhưng không nằm trong công thức mà quản đốc đọc cho bạn nghe, bởi với anh ấy đó là hao hụt tự nhiên chứ không phải thành phần.
Dạng thứ ba là một sản phẩm có nhiều công thức tùy lô nguyên liệu. Độ ẩm lô bột tháng này khác lô tháng trước, nên quản đốc tự tăng giảm vài phần trăm cho ra đúng vị, và với anh ấy đó vẫn là một công thức.
Mang về đúng bản lý thuyết của cả ba dạng trên thì định mức luôn thấp hơn thực dùng, kéo theo việc hệ thống đề nghị mua thiếu và người vận hành phải sửa tay mọi lệnh để bù phần chênh.
Toàn bộ phần cơ chế trong bài này tôi mô tả trên Odoo 19, và đây là loại nội dung bạn phải dựng lại trên đúng bản mình đang chạy chứ không nên tin theo trí nhớ.
Một định mức gắn vào một mẫu sản phẩm, có thể thu hẹp xuống một biến thể cụ thể, kèm một số lượng định mức mà bạn nên hiểu là mẻ chuẩn chứ không phải một đơn vị thành phẩm.
Chính dòng giải thích đi kèm trường này trong Odoo nói rằng đây nên là số lượng nhỏ nhất mà sản phẩm có thể được sản xuất ra, nên công thức tính theo mẻ năm mươi ký thì bạn khai đúng năm mươi, còn khi lệnh chạy một số lượng khác thì hệ thống nhân toàn bộ thành phần theo hệ số bằng số lượng của lệnh chia cho số lượng định mức. Nhiều người quy hết về một đơn vị rồi chia nhỏ thành phần thành số lẻ, và mọi con số trên lệnh đều lệch một chút do làm tròn.
Về loại định mức, phân hệ Sản xuất chỉ có hai giá trị là Manufacture this product và Kit, còn loại Subcontracting chỉ xuất hiện khi bạn cài module gia công. Khác biệt giữa hai loại đầu quan trọng hơn vẻ ngoài của nó: loại sản xuất sinh ra lệnh sản xuất, còn loại bộ kit không đi qua sản xuất mà được bung thành các thành phần ngay trên phiếu kho.
Bên trong một định mức, bạn khai thành phần kèm số lượng, đơn vị tính và biến thể áp dụng; khai công đoạn gắn với khu vực sản xuất; khai phụ phẩm kèm tỷ lệ phần trăm chi phí mà nó gánh, với ràng buộc tổng tỷ lệ của các phụ phẩm không vượt quá một trăm.
Đặc biệt cần chú ý hai trường ít được nhắc. Điều kiện sẵn sàng sản xuất có hai lựa chọn là chờ đủ tất cả thành phần hoặc chỉ cần đủ thành phần cho công đoạn đầu tiên, tức là nó quyết định xưởng có được chạy khi hàng chưa về đủ hay không.
Lượng sử dụng linh hoạt có ba mức là Allowed, Allowed with warning và Blocked, trong đó theo đúng dòng giải thích của Odoo thì mức Blocked nghĩa là chỉ người có quyền quản lý mới đóng được lệnh khi số dùng lệch định mức, khác với cách diễn đạt gọn hay gặp là không được lấy thêm nguyên vật liệu.
Một chi tiết nữa hay bị bỏ qua: một sản phẩm được phép có nhiều định mức cùng lúc, và khi tạo lệnh thì hệ thống lấy định mức đầu tiên theo thứ tự trên danh sách, thứ tự mà bạn kéo thả được ngay trên màn hình danh sách định mức. Nhờ vậy doanh nghiệp giữ được các phiên bản công thức cũ, miễn là có người chịu trách nhiệm kéo bản đang áp dụng lên trên cùng.
Định mức được gọi là trái tim của phân hệ này vì nó là đầu vào của bốn dòng chảy, và cả bốn đều sai theo nếu nó sai.
Thứ nhất là thành phần của lệnh sản xuất, bởi khi bạn chọn sản phẩm trên một lệnh mới, hệ thống tra định mức đang áp dụng rồi sinh ra các dòng nguyên liệu đã nhân theo hệ số, tức là danh sách đó là bản sao của định mức tại thời điểm tạo lệnh.
Thứ hai là việc kho phải soạn, vì từ các dòng nguyên liệu đó hệ thống sinh ra phiếu lấy thành phần khi kho được cấu hình sản xuất nhiều bước. Nguyên liệu bị tiêu hao rồi thành phẩm sinh ra cũng chỉ là những dịch chuyển kho như mọi dịch chuyển khác, và nguyên lý phía sau đã có một bài riêng.
Thứ ba là giá thành. Chi phí của một lệnh được cộng từ giá trị nguyên liệu thực tiêu hao trên lệnh, mà các dòng nguyên liệu đó sinh ra từ định mức, cộng thêm chi phí công đoạn nếu doanh nghiệp có khai, còn phụ phẩm gánh bớt một phần theo tỷ lệ đã khai. Do đó một định mức thiếu hai dòng bao bì cho ra giá thành thấp hơn thực tế ở mọi lệnh mà không ai thêm tay, và sai lệch đó không lộ ra cho tới khi kế toán ngồi đối chiếu.
Thứ tư là đề nghị bổ sung khi thiếu hàng. Khi một thành phần không đủ tồn, hệ thống chạy tiếp theo tuyến gắn ở sản phẩm: với tuyến sản xuất, nó đi tìm một định mức loại sản xuất cho chính thành phần đó để sinh lệnh con, còn với tuyến mua thì phần thiếu chuyển thành đề nghị mua.
Nói cách khác, câu hỏi nên mua bao nhiêu được trả lời bằng con số trong định mức chứ không bằng cảm nhận của người mua hàng, bởi định mức là master data còn lệnh sản xuất là transaction data, một ranh giới đã có bài riêng.
Có một quy tắc ngón tay cái tôi vẫn dùng khi nghiệm thu phần sản xuất: nếu vận hành phải chỉnh lệnh sản xuất thường xuyên thì vấn đề nằm ở định mức chứ không nằm ở thao tác.
Lý do kỹ thuật của quy tắc này khá rõ. Trên Odoo 19, các dòng nguyên liệu trên lệnh chỉ tự tính lại theo định mức khi lệnh còn ở trạng thái nháp. Khi bạn sửa một định mức, các lệnh nháp và lệnh đã xác nhận đang dùng nó được gắn cờ là định mức đã cũ và hiện lên một nút Update BoM màu đỏ, người dùng phải chủ động bấm thì lệnh mới lấy lại theo bản mới, còn lệnh đã bắt đầu sản xuất thì không bị đụng tới.
Đây là chỗ nhiều người sửa định mức xong rồi ngồi chờ các lệnh đang chạy tự cập nhật, trong khi hệ thống chỉ nhắc chứ không tự làm.
Hệ thống cũng có sẵn cơ chế nhắc bạn ở cuối lệnh. Khi đóng lệnh, nếu số đã dùng lệch so với định mức và mức kiểm soát không phải là Allowed, hệ thống dựng một bảng liệt kê từng sản phẩm cùng cặp số thực dùng và số dự kiến để người đóng lệnh xác nhận lại có chủ đích, và bảng đó là dữ liệu chẩn đoán tốt nhất bạn có trong hai tuần đầu vận hành.
Tuy nhiên cần phân biệt hai tình huống. Một lệnh lệch do sự cố riêng lẻ, kiểu mẻ hỏng vì máy dừng giữa chừng, là ngoại lệ thật, và hệ thống cho phép ghi nhận thêm nguyên liệu hay ghi hủy cho đúng những lần như vậy.
Còn khi cùng một dòng thành phần lệch theo cùng một chiều ở gần như mọi lệnh, đó là định mức đang mô tả sai thực tế, và cách xử lý đúng là sửa định mức chứ không phải dạy người dùng sửa lệnh nhanh hơn.
Buổi khảo sát phần sản xuất vì vậy nên xoay quanh vài câu cụ thể.
Hãy nhớ rằng thứ bạn cần là bản khai đúng với cái xưởng đang làm, nên một buổi đứng nhìn người ta cân nguyên liệu đáng giá hơn ba buổi ngồi phòng họp.
Checklist lấy định mức từ khách:
Có bốn chỗ mà buổi khảo sát định mức rất hay bỏ sót.
Thứ hay sót nhất là bao bì và tem nhãn. Người làm sản xuất không coi thùng carton hay tem là nguyên liệu, nên khi đọc công thức họ dừng ở phần ăn được, và tới lúc chạy thật thì mỗi lệnh đều phải thêm tay hai dòng.
Thứ hai là đơn vị tính. Định mức khai theo mét trong khi mua theo cuộn và tồn kho theo ký là chuyện thường xuyên, và trên Odoo 19 thì chuyện này còn khó thấy hơn trước.
Nhóm đơn vị tính của các bản cũ đã được bỏ, các đơn vị giờ nối với nhau qua một đơn vị tham chiếu và một hệ số, nên hệ thống không còn chặn khi bạn chọn một đơn vị không liên quan trên dòng định mức; nó quy đổi theo hệ số và cho ra một con số trông rất hợp lệ.
Đồng thời, một khi sản phẩm đã xuất hiện trên định mức hay lệnh sản xuất với đơn vị khác đơn vị gốc của nó, hệ thống sẽ từ chối đổi đơn vị gốc và bảo bạn lưu trữ sản phẩm rồi tạo cái mới. Do đó hãy chốt đơn vị ngay ở buổi khảo sát, và chạy thử một lệnh để nhìn con số quy đổi bằng mắt.
Thứ ba là mức chi tiết của công đoạn. Doanh nghiệp chỉ cần biết tiêu hao và tồn kho thì không cần khai công đoạn, còn khai thừa thì bắt người vận hành bấm thêm nhiều nút mỗi ngày mà không ai dùng tới thông tin đó.
Cuối cùng là một cái bẫy nhỏ trên khu vực sản xuất mà tôi đã dính khi demo, và bài học của nó nằm ở một chỗ khác hẳn chỗ mọi người hay tranh luận. Ô danh sách nhân viên được phép thao tác trên một khu vực sản xuất, Allowed Employees, hay gây tranh cãi về chuyện để trống thì nghĩa là ai cũng được phép hay không ai được phép: tài liệu chính thức của Odoo 19 ghi rằng để trống là mọi nhân viên đều được phép, còn lần tôi dính bẫy thì tôi thấy điều ngược lại.
Tuy nhiên câu hỏi phải đặt trước là bản Odoo của bạn có ô đó hay không, bởi trên Odoo 19 Community, khu vực sản xuất không có trường nào liên quan tới nhân viên; trường ấy thuộc module quản lý công đoạn sản xuất của bản Enterprise, và quan sát của tôi cũng thuộc về một bản như vậy.
Nghĩa là nếu dự án của bạn đứng trên Community thì việc phân quyền thao tác trên khu vực sản xuất phải giải bằng đường khác, còn nếu đứng trên Enterprise thì hãy tự dựng lại hành vi của ô đó trên đúng bản khách chạy trước khi viết nó vào tài liệu.
Định mức trên Odoo là một bảng số cố định, và đó là giới hạn thật của công cụ chứ không phải chuyện cấu hình.
Doanh nghiệp có công thức đổi theo chất lượng lô nguyên liệu đầu vào sẽ không tìm được chỗ khai một công thức biết tự tính, nên chỉ còn ba hướng:
Theo tôi hướng thứ nhất thường là chỗ nên bắt đầu, bởi nó không sinh nợ kỹ thuật mà vẫn để lại dữ liệu đủ tốt cho phân tích giá thành.
Ngoài ra, giữ lịch sử phiên bản định mức bằng cách kéo thả thứ tự thì phụ thuộc vào kỷ luật người dùng, còn quy trình phê duyệt thay đổi định mức bài bản nằm ở app PLM của bản Enterprise và không có trong bản Community, tức là một dòng license phải tính chứ không phải một nút bật.
Mọi mô tả hành vi trong bài này đều gắn với đúng một số hiệu bản, và khi Odoo 20 đã ra mắt từ cuối tháng chín năm 2026 thì điều đó càng không còn là chuyện lý thuyết. Vì vậy câu hỏi kế tiếp bạn cần trả lời trước khi đưa bất kỳ dòng nào vào tài liệu là hệ thống của khách đang chạy bản nào, bản đó còn được hỗ trợ tới bao giờ, và lần nâng cấp tiếp theo sẽ đụng vào những gì.
Thảo luận (0)
Bạn cần đăng nhập để thảo luận