Phân tích vấn đề và giải pháp
BA cần có khả năng phân tích vấn đề từ nhiều góc độ và đề xuất giải pháp phù hợp.
Chia nhỏ vấn đề lớn thành các phần nhỏ hơn để dễ giải quyết.
Đánh giá thông tin một cách khách quan và logic.
Công việc chính của IT BA là gì?
Hiểu vấn đề kinh doanh: Lắng nghe các bên liên quan (stakeholders) để xác định mục tiêu và các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Phân tích và cụ thể hóa yêu cầu: Chuyển những nhu cầu đó thành các yêu cầu rõ ràng, chi tiết (requirements) mà đội kỹ thuật (developer, engineer) có thể hiểu và thực hiện.
Hỗ trợ triển khai: Theo dõi dự án, đảm bảo giải pháp được thực hiện đúng và đáp ứng nhu cầu ban đầu.
Hãy tưởng tượng bạn làm việc cho một công ty xe khách, nơi khách hàng thường phàn nàn rằng việc đặt vé online quá phức tạp. Với vai trò BA, bạn sẽ:
Xác định vấn đề: Khách mất nhiều thời gian để tìm thông tin chuyến xe.
Phân tích yêu cầu: Nghiên cứu dữ liệu và nhận thấy khách thường chọn cùng một tuyến xe.
Đề xuất giải pháp: Thêm tính năng "Đặt lại vé cũ" để giảm thao tác.
Hỗ trợ triển khai: Làm việc với đội kỹ thuật để tích hợp tính năng này vào hệ thống và kiểm tra hiệu quả sau khi áp dụng.
2. IT BA Làm Gì Hàng Ngày?
Công việc IT BA rất đa dạng. Dưới đây là những việc chính, kèm ví dụ thực tế từ App Đặt xe khách:
Phân tích yêu cầu: Trao đổi với các stakeholders để thảo luận về các yêu cầu mới hoặc cập nhật tiến độ dự án.
Viết tài liệu: Viết các tài liệu như User Story, BRD, URD hoặc SRS (System Requirement Specification).
Phân tích dữ liệu: Kiểm tra báo cáo từ hệ thống để xác định vấn đề hoặc đề xuất cải tiến.
Làm việc với đội kỹ thuật: Giải đáp các thắc mắc và đảm bảo họ hiểu rõ yêu cầu.
Kiểm tra kết quả: Đánh giá tính năng mới, đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu ban đầu.
Ví dụ thực tế chi tiết:
Trong dự án cải thiện ứng dụng Đặt vé xe khách. Đội kinh doanh phản ánh: “Khách khó nhận biết biết chuyến xe nào còn chỗ trống.”
Team tổ chức họp với đội kinh doanh, xem báo cáo: 30% khách bỏ đặt vì phải thử nhiều chuyến mới tìm được xe trống.
Mình phân tích hệ thống hiện tại, thấy dữ liệu chỗ trống có sẵn nhưng không hiển thị real time trên app.
Mình đề xuất: “Thêm biểu tượng số ghế trống bên cạnh mỗi chuyến xe.” , đề xuất giao diện mới bằng mockup: danh sách chuyến xe với số ghế trống rõ ràng.
Sau đó, mình viết tài liệu yêu cầu: “Hiển thị số ghế trống real-time, cập nhật mỗi khi khách hàng tìm kiếm chuyển đi và hiển thị ở màn hình danh sách chuyến.”
Mình phối hợp với dev để tích hợp API dữ liệu với các đối tác, rồi kiểm tra cùng tester qua các kịch bản kiểm thử.
Kết quả: tỷ lệ huỷ đặt giảm 25%, khách phản hồi tích cực vì dễ chọn chuyến hơn.
3. IT BA Khác Gì Với Product Owner, Project Manager, Developer?
Nhiều người mới thường nhầm lẫn vai trò của BA với các vị trí khác nghe là gần giống trong dự án. Dưới đây là sự khác biệt:
Vị trí
Vai trò
Nhiệm vụ chính
Business Analyst
Kết nối giữa nhu cầu kinh doanh và công nghệ
Phân tích nhu cầu, chuyển hóa thành yêu cầu cụ thể, xác định quy trình và đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng mục tiêu người dùng.
Product Owner
Đại diện tiếng nói khách hàng trong Scrum team
Xác định tính năng ưu tiên, viết user stories, quản lý backlog để sản phẩm phát triển theo đúng định hướng và kỳ vọng khách hàng.
Product Manager
Người định hướng chiến lược sản phẩm dài hạn
Xây dựng tầm nhìn và lộ trình sản phẩm, nghiên cứu thị trường và đối thủ, xác định chân dung khách hàng, phối hợp đa phòng ban để tối đa hóa giá trị kinh doanh.
Project Manager
Người chịu trách nhiệm vận hành dự án
Lập kế hoạch, quản lý tiến độ, ngân sách và nguồn lực; đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, phạm vi và chất lượng đã cam kết.
Note: Những phần nhiệm vụ chính ở trên chỉ ghi ngắn gọn, mô tả để hiểu đơn giản vì mỗi công ty scope có thể khác nhau.
Hình sưu tầm
Hình sưu tầm
Ví dụ 1:
Dự án ứng dụng Đặt vé xe khách:
PO đề xuất ý tưởng: “Khách cần đặt vé nhanh hơn để cạnh tranh với các app đặt xe khách khác.”
Project Manager lập kế hoạch triển khai dự án trong 4 tuần bao gồm từ lúc lên yêu cầu đến khi hoàn thiện sản phẩm để khách hàng sử dụng.
Dev team (Dev, QC, …): Trao đổi với PO về kỹ thuật và BA sẽ gửi yêu cầu và tài liệu cụ thể.
BA – họp với PO, phân tích dữ liệu người dùng, nhận thấy 70% khách đặt vé lặp lại cùng tuyến. Đề xuất: “tính năng ‘Đặt lại chuyến đi cũ’ để giảm thời gian thao tác.” (Tuỳ công ty/dự án, có dự án chỉ có BA, có dự án chỉ có PO, có công ty có cả 2, và công việc có thể xen kẽ lẫn nhau)
User Story: “Là khách hàng, tôi muốn đặt lại vé cũ chỉ bằng 1 nút bấm để tiết kiệm thời gian.” Mình vẽ thêm flowchart quy trình đặt vé mới, đưa dev triển khai.
Kết quả: tính năng được triển khai thành công, team kinh doanh hài lòng vì khách hàng sử dụng app thường xuyên hơn nhờ trải nghiệm được cải thiện..
Ví dụ 2: Giả sử doanh nghiệp muốn phát triển ứng dụng ngân hàng số với tính năng mở thẻ tín dụng online:
Product Manager (PM): Nhìn ở góc độ chiến lược dài hạn. Ví dụ: PM nghiên cứu thị trường để thấy nhu cầu thẻ tín dụng online tăng 30%/năm, xác định đối tượng mục tiêu là người trẻ thành thị, và lập kế hoạch 1 năm cho sản phẩm (roadmap), bao gồm mở thẻ online, quản lý thẻ trên app, tích hợp ưu đãi tiêu dùng…
Product Owner (PO): Tập trung vào xác định tính năng cần làm trước để đáp ứng nhu cầu. Ví dụ: quyết định tính năng OCR đọc CCCD + selfie eKYC sẽ được phát triển ngay ở sprint đầu tiên, trong khi “ưu đãi hoàn tiền” sẽ làm sau. PO quản lý backlog và liên tục ưu tiên công việc cho dev team.
Business Analyst (BA): Là người lắng nghe và phân tích nhu cầu từ phía khách hàng và các phòng ban. Ví dụ: khách hàng muốn “đăng ký thẻ nhanh chóng, chỉ cần CCCD và selfie”. BA sẽ viết ra các yêu cầu chi tiết, xác định luồng nghiệp vụ, điều kiện kiểm tra, và mô tả cách hệ thống cần vận hành.
Project Manager (Quản lý dự án): Đảm bảo dự án triển khai đúng tiến độ, ngân sách, nhân sự. Ví dụ: PM kiểm soát timeline 3 tháng ra mắt tính năng, phân bổ resource cho Dev, QA, UI/UX, theo dõi tiến độ sprint và xử lý rủi ro nếu có chậm trễ.
4. Làm Thế Nào Để Trở Thành BA?
Nếu bạn là người mới và muốn bắt đầu hành trình trở thành BA, hãy làm theo các bước sau:
Kỹ năng giao tiếp: Học cách thu thập thông tin và đặt câu hỏi đúng.
Học kỹ kiến thức về IT
Tư duy phân tích: Tập chia nhỏ vấn đề thành các phần dễ giải quyết & đưa ra giải pháp.
Kỹ năng viết tài liệu: Thử viết các User Story hoặc vẽ sơ đồ quy trình.
Microsoft Excel, Confluence,..: Phân tích và trình bày dữ liệu.
Lucidchart, Visio, Draw.io,..: Vẽ sơ đồ quy trình hoặc mô hình hóa dữ liệu.
Jira, Trello,...: Quản lý công việc và yêu cầu.
Phân tích một ứng dụng quen thuộc (ví dụ: App Đặt xe khách), tìm ra điểm chưa hiệu quả, và đề xuất cải tiến.
Tham gia các khóa học online hoặc xin làm intern để có kinh nghiệm thực tế.
Ngắn hạn: Học các kiến thức cơ bản qua sách, blog, hoặc khóa học online.
Dài hạn: Thi chứng chỉ như CCBA (Certification of Capability in Business Analysis), CBAP (Certified Business Analysis Professional) để nâng cao uy tín.
5. Lời Kết: Tại Sao Bạn Nên Bắt Đầu Với BA?
Business Analyst không chỉ là một công việc, mà còn là cơ hội để bạn tạo ra giá trị thực tế từ khả năng phân tích và sáng tạo của mình. Dù bạn là người mới hay đã có kinh nghiệm, BA luôn là một vị trí đầy tiềm năng và thách thức trong nhiều lĩnh vực.
Vậy còn chần chừ gì nữa? Hãy bắt đầu hành trình trở thành BA ngay hôm nay bằng cách tìm hiểu thêm tài liệu, tham gia các khóa học, hoặc thực hành qua các dự án nhỏ. Chúc bạn sớm trở thành BA – và biến ý tưởng của bạn thành giải pháp thực tế!!
